Ngày nay nhiều doanh nghiệp không nhận thức đúng đắn về vai trò của công tác quản lý tuổi nợ, hạn nợ và thu hồi nợ khiến nợ quá hạn tồn đọng nhiều khiến doanh nghiệp phải tăng dự trữ tiền mặt, gây áp lực lên dòng tiền và đương nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Dưới đây là những bí quyết để doanh nghiệp quản lý tốt tuổi nợ, hạn nợ của mình.
Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh
Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ: bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi: có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán.
Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá … kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên
Duy trì tốt các mối quan hệ
Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh).
Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan … để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.
Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay. Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian. Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.
Xem lại khoản phải thu thường xuyên
Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều
Tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ
Quy trình thu hồi nợ nên được xem xét lại sau một khoảng thời gian cố định để rút ra những kinh nghiệm hoặc thay đổi quy trình khi cần thiết. Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc theo dõi, quản lý và xử lý công nợ là cả một quá trình được thực hiện liên tục, không ngừng nghỉ bởi những nhân viên trong bộ phận kế toán.
MINARA– GIẢI PHÁP MARKETING HÀNG ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP
Địa chỉ: HCM: 182 Trần Bình Trọng, Phường 3, Quận 5, Hồ Chí Minh City
BÌNH DƯƠNG: 27 Đường số 16. Trung Tâm Hành Chính Dĩ An, Bình Dương.
Hotline: 09.7777.1060
Email: info@minara.vn
Website: https://www.minara.vn
Facebook: https://www.facebook.com/minara.net/
Liên lạc ngay với chúng tôi hoặc để lại thông tin của bạn, bộ phận tư vấn của MINARA sẽ liên lạc lại ngay để giải đáp mọi thắc mắc!
www.minara.vn