Bước 1: Xác định nhu cầu khách hàng
Để hướng dẫn các bước xác định nhu cầu khách hàng, chúng ta có thể tham khảo dựa vào hai trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1: Lập kế hoạch quản lý dự án dựa vào nhu cầu khách hàng
Muốn xác định nhu cầu khách hàng và các bên liên quan trong kế hoạch quản lý dự án, người xây dựng kế hoạch cần làm rõ ràng 2 vấn đề mấu chốt sau:
- Tổng hợp tất cả những nguyện vọng, yêu cầu của khách hàng về dự án bạn đang lên kế hoạch
-
Xây dựng phạm vi dự án về ngân sách, thời gian triern khai, nguồn nhân lực, kỳ vọng kết quả, làm rõ trách nhiệm các bên liên quan trong dự án.
Trường hợp 2: Lập kế hoạch quản lý dự án theo yêu cầu của ban lãnh đạo công ty
- Nắm rõ yêu cầu, nhiệm vụ, mục tiêu mà ban lãnh đạo đưa ra
- Đề xuất những yếu tố cơ bản để triển khai dự án với ban lãnh đạo: ngân sách, thời gian, nguồn nahan lực, phạm vi dự án.
Bước 2: Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án
Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch quản lý dự án giúp cho ban quản lý, khách hàng dễ dàng đánh giá được mức độ thành công của dự án cũng như những kỳ vọng về kết quả mà dự án đem lại. Từ các mục tiêu được thiết lập bám sát thực tiễn, các bên liên quan cũng sẽ dự tính được chính xác các đầu mục công việc cần triển khai, khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành được dự án kịp tiến độ, phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham gia dự án.
Để không đặt mục tiêu quá xa rời thực tế, khi thiết lập kế hoạch quản lý dự án, bạn nên đảm bảo các tiêu chí SMART gồm có:
S – Specific
M – Measurable
A – Achievable
R – Realistic
T – Time-bound
S – Specific
Bước 3: Xác định kết quả dự án theo từng giai đoạn
Bước tiếp theo trong xây dựng kế hoạch quản lý dự án đó là bạn cần ước tính được khối lượng công việc theo khoảng thời gian cụ thể. Đó cũng chính là dự đoán kết quả của từng giai đoạn trong dự án nhằm giúp bạn bám sát tiến độ công việc, kịp thời lên các phương án dự trù thay thế cho những rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của kế hoạch.
Để làm được điều này, người lên kế hoạch nên thiết lập quản lý thời gian cụ thể để hoàn thành từng mục tiêu của dự án. Nhờ đó, việc theo dõi công việc, nhiệm vụ được giao được đảm bảo thời gian hoàn thành và nhận được sự tín nhiệm từ các bên liên quan đến dự án khi giao phó nhiệm vụ cho bạn.
Bước 4: Thiết lập tiến độ dự án
Dự án của bạn có được triển khai đúng hướng hay không phụ thuộc trực tiếp vào quy trình thiết lập tiến độ dự án. Chính vì vậy, đối với mỗi nhiệm vụ, bạn nên lên kế hoạch chi tiết từng bước thực hiện, thời gian hoàn thành, các yếu tố cần thiết phụ giúp cho nhiệm vụ như nguồn lực, người quản lý nhiệm vụ.
Trong quá trình thiết lập tiến độ dự án, bạn nên cân nhắc xin ý kiến, lời khuyên từ các thành viên có liên quan vì họ là người trực tiếp triển khai dự án, có cái nhìn sâu sắc nhất cách thức thực hiện và biết được điểm mạnh của mình là gì để nhận giải quyết các nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Bước 5: Xác định mức độ rủi ro và thách thức của dự án
Bất kỳ dự án nào cũng có thể gặp phải những rủi ro, đôi khi chúng ta có thể lường trước được những rủi ro sẽ gặp phải khi triển khai nhưng đôi khi là không. Và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện cũng như kết quả cuối cùng của dự án.
Việc cần làm của bạn khi xây dựng kế hoạch quản lý dự án đó là xác định mức độ rủi ro và các thách thức dự án có thể gặp lại để dự trù thêm các phương án khác hoặc kéo dãn khoảng thời gian hoàn thành sao cho thích hợp mà vẫn đảm bảo kết quả của dự án.
Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án cho các bên liên quan
Trình bày bản kế hoạch dự án trong cuộc họp với các bên liên quan một cách chi tiết, dễ hiểu là cách để bạn có thể giải thích được với tất cả mọi người nội dung, các bước thực hiện kế hoạch, giải pháp nhằm thỏa mãn sự mong đợi của các bên liên quan. Cuộc họp đó nên mang tính chất thảo luận, bạn là người báo cáo, những thành viên khác nêu câu hỏi, đánh giá để bạn phản biện hoặc cân nhắc chỉnh sửa kế hoạch quản lý dự án được hoàn chỉnh hơn.
Trong nội dung báo cáo trình bày dự án, bạn cần làm rõ các con số cụ thể để mọi người nắm bắt thông tin một cách chính xác những gì họ yêu cầu, kết quả sẽ thu được sau khi triển khai và vai trò của từng người trong quy trình triển khai dự án.
Trên đây là 6 bước để giúp nhà quản lý tạo ra một bản kế hoạch quản lý dự án hoàn chỉnh. Những kế hoạch chuẩn xác sẽ là tiền đề quan trọng để bạn có thể dẫn dắt đội nhóm thực thi và đồng thời là cơ sở cho sự thành công của mọi dự án trong doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công.