1. Hiểu phần mềm ERP được xây dựng cho mục đích gì và vì sao
ERP không đơn thuần chỉ về công nghệ, mặc dù các doanh nghiệp và các nhà cung cấp có khuynh hướng coi đó là một hệ thống phần mềm.
Ông Robert Stahl, chuyên gia tư vấn phát triển chuỗi cung ứng và là đồng tác giả của cuốn “Cẩm nang lập kế hoạch kinh doanh và hoạt động” đã giải thích rằng ban đầu, ERP được phát triển như một tập hợp các chính sách và quy tắc thực hành nhằm đảm bảo hiệu quả khi làm việc với chuỗi cung ứng. Qua nhiều năm, ý nghĩa của nó dần chuyển sang lĩnh vực phần mềm.
Ông nói “Ngày nay, không còn quá nhiều người sử dụng cụm từ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với ý nghĩa nào khác ngoại trừ sản phẩm phần mềm”.
Ông bổ sung, các sản phẩm này thường không được thiết kế để giải quyết vấn đề về lập kế hoạch bán hàng và hoạt động.
Theo ông Joel Schneider - Giám đốc Công ty tư vấn Công nghê Liberty thì thông thường, hệ thống ERP được thiết kế để xử lý các vấn đề bao gồm kiểm soát tồn kho, quản lý nguyên vật liệu, mua hàng, chuỗi cung ứng, lên kế hoạch sản xuất, tài chính kế toán.
Việc hiểu rõ ERP được xây dựng để làm gì là cần thiết cho doanh nghiệp nhằm xác định một cách rõ ràng tại sao doanh nghiệp lại sử dụng phần mềm này. Lí do đó nên căn cứ vào việc trả lời các câu hỏi kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Dành thời gian để tối ưu hóa ERP thông qua tái cấu trúc quy trình
Ông Schneider nhấn mạnh “Hệ thống ERP không thể tự nó giải quyết vấn đề được, bạn phải tiến hành cải thiện cùng với quy trình kinh doanh.”
Nếu doanh nghiệp thực sự muốn chuyển đổi sang hướng sử dụng phần mềm ERP tích cực hơn, họ phải thiết lập thời gian thay đổi hiệu quả và sắp xếp hợp lý các quy trình mà hệ thống ERP hỗ trợ.
Đừng trông đợi nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn một cách chuyên sâu hay tái cấu trúc các quy trình cần thiết. Nhà cung cấp bán sản phẩm, theo dõi việc thực hiện và việc này sẽ diễn ra nhanh hơn nếu rút ngắn được thời gian của vào việc thay đổi các quy trình.
Theo ông Schneider, thường thì nhà cung cấp sẽ phỏng vấn nhân viên toàn công ty để xác định các yêu cầu trong công việc và sử dụng chúng để hiệu chỉnh giải pháp. Tuy nhiên việc phỏng vấn cá nhân không cung cấp được bức tranh toàn diện về cách thức xử lý khi một bộ phận nào đó được chuyển sang xử lý ở một bộ phận khác.
Ông giải thích: “Điều doanh nghiệp cần làm là tập hợp tất cả nhân viên công ty vào phòng họp cùng 1 lúc, kể cả nhà cung cấp giải pháp ERP. Trong dài hạn, nó sẽ giúp cho hệ thống ERP vận hành hiệu quả hơn.”
Ông nói thêm: “Nói chính xác thì doanh nghiệp sẽ tốn thời gian và tiền bạc để tái cấu trúc quy trình nhưng lợi ích có được thì tuyệt nhiên xứng đáng.”
3. Phát triển và duy trì chiến lược cải tiến liên tục
Phần mềm ERP không đơn giản là cài đặt rồi quên đi. Điều chỉnh phần mềm và quy trình đóng vai trò quan trọng trong suốt thời gian sau đó.
Doanh nghiệp của bạn sẽ tối đa giá trị có từ ERP với một kế hoạch cải thiện liên tục, bao gồm một bản ngân sách hàng năm và đánh giá định kỳ. Việc xây dựng kế hoạch dựa trên cơ sở hiểu biết về quy trình đánh giá doanh nghiệp được mô tả trước đó.
Hãy tập trung vào các quy trình có khả năng lặp lại và các công cụ, sử dụng các kinh nghiệm tốt nhất từ nhân viên.
4. Đào tạo nhân viên bằng các chương trình học tập phù hợp với nhu cầu của người sử dụng
Theo các nhân viên, sự phù hợp của hệ thống ERP với nhu cầu người sử dụng thông qua đào tạo là chìa khóa cho việc tối đa giá trị có được từ phần mềm.
Kế hoạch và ngân sách hàng năm cho ERP nên bao gồm đào tạo sửa chữa và có mục tiêu được xác đinh thông qua đánh giá cách mọi người sử dụng hệ thống.
Hệ thống này làm việc tốt nhất nếu bạn sử dụng các phương pháp và kênh đào tạo đa dạng cùng với tập trung vào học tập thông qua thực hành, kết hợp nhiều khía cạnh, không chỉ là “làm thế nào” mà còn là “tại sao”.
5. Sử dụng bảng thông tin (dashboard) và báo cáo tùy chỉnh để tối đa hóa giá trị cho người sử dụng
Phần mềm ERP hiện đại có thể và nên được chỉnh sửa cho người sử dụng tại các phần tính năng khác nhau. Các thành viên thuộc bộ phận kế toán cần các công cụ khác so với các cán bộ mua hàng. Họ có thể sử dụng cùng một hệ thống nhưng với những giao diện độc lập.
Khi các giao diện được điều chỉnh cho mỗi người sử dụng ERP để cung cấp cho họ những thông tin quan trọng nhất trên một màn hình chính (dashboard), các dữ liệu chính xác được chuyển tới đúng người.